Requisition ID: req54873

Job Title: Humanitarian Access and Safety and Security Manager

Sector: Safety & Security

Employment Category: Fixed Term

Employment Type: Full-Time

Open to Expatriates: No

Location: Port-au-Prince, Haiti

Work Arrangement:In-person

Job Description

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The IRC worked in Haiti from 2010 through 2016, initially launching an emergency response to the earthquake and later delivering child protection, water and sanitation, health, women’s protection and empowerment, and economic recovery programs in Port-au-Prince and beyond. Even with the closure of its country office in 2016, the IRC has continued to provide operational, technical, and financial support to a small number of Haitian NGO partners, including in response to the 2021 earthquake. Haiti was identified as one of 20 countries at greatest risk of a major new—or significantly worsened—humanitarian crisis over the year ahead in IRC’s 2023 and 2024 Emergency Watchlist given its political instability, gang violence, rising food insecurity, disease outbreaks, and climate shocks that could drive rapid escalation of the humanitarian crisis. In early 2023, IRC re-opened its Haiti operations and scaled up its emergency response with a fully partner-led response in Port-au-Prince and surrounding communities. The focus has been on neighborhoods highly affected by gang violence as well as limited access to healthcare and services for survivors of violence and/or cholera hotspot issues. IRC is also engaging with partners in the Artibonite and Ouest Departments to service unmet needs in those areas.

The IRC Emergency Humanitarian Access Unit (EHAU) led the initial emergency responses and support establishing a country program that can be fully transitioned under the Latin American (LATAM) region.

Scope of work

The Humanitarian Access, Safety & Security Manager (HASSM) reports directly to the Country Director and supports the Country Director in covering Haiti’s Humanitarian Access, Safety & Security context. The HASSM will work with their supervisor as well as with the Senior Operations Manager, with technical support from the Emergency Safety & Security Senior Coordinator – EHAU, to assist in ensuring that organizational security policies and procedures are responsive to the context, are contextually appropriate, and known to staff. They will also be in charge of supporting in the creation of a strong network with all the actors in the area and maintaining excellent relations with the local authorities.

The HASSM will be leading in the implementation of IRC Safety & Security management measures, as well as assisting their supervisor through the provision of contextual analysis and understanding to decision-makers. The HASSM will prioritize the humanitarian principles, humanitarian needs, duty of care, and the IRC’s strategy action plans for Haiti in their work. The HASSM will be technically supported by the Emergency Safety & Security Senior Coordinator and their supervisor to fulfill the Humanitarian Access, Safety & Security Department standards for its Area of Responsibility.

The HASSM will conduct onsite briefings, trainings for staff and support in the development and implementation of appropriate plans, standard operating procedures, and contingency plans. They will support their supervisor in providing expert humanitarian security and advice to the IRC staff in Haiti, as well as partners when requested, contextual understanding, advisories, and incident management.

Reporting relationships and coordination:

Reports to: Country Director

Technical supervision by: Emergency Safety & Security Senior Coordinator – EHAU

Technically Supervises: N/A.

Key Interfaces: Operations teams, Program teams, Humanitarian Access, Safety & Security Department, and other relevant staff as necessary with program expansion

Responsibilities

Safety and Security Management

• Support IRC by providing technical support to the wider team on all policies, procedures, guidelines, and planning for staff safety, and operational security

• Support IRC by evaluating, reviewing, and updating security management plans regularly. Reference and ensure compliance with the IRC Security Management Framework within the SMP and all annexes

• Support IRC and the HA&SS Dpt. by working with key stakeholders to draft, develop, consolidate, and implement standard operating procedures and contingency plans

• Support IRC and the HA&SS Dpt by evaluating, reviewing, and updating the hibernation and evacuation plans and ensuring that practical preparations are in place and known to all relevant staff.

• Support IRC and the HA&S Dpt by conducting risk assessments of contracted and prospective offices, residences, and hotels. Follow up on actions to be taken to ensure compliance with safety and security standards

• Support IRC and the HA&S Dpt by conducting risk assessments of potential program monitoring locations. Follow up on actions to be taken to ensure compliance with safety and security standards.

• Support IRC and the HA&S Dpt by undertaking continual assessments of equipment, and the protocols by which that equipment is used, to ensure that minimal conditions for security are being met

• Support the Operations Department, by recommending the best possible solutions for the use of equipment to facilitate communication between staff, including proposing safe alternative means of communication and equipment

• Ensure proper follow-up on actions to be taken to ensure compliance with safety and security standards

• Support IRC and the HA&S Dpt, by ensuring safety and security protocols, reporting mechanisms, and capacity-building initiatives account for gender-specific risks, staff profiles, and background, and are sensitive to local contexts

• Lead on the regular update of all safety & security documentation relating to their area of operation (SOPs, CPs, Security briefing, S&S regulation memo, CONOPs, etc.)

• Ensure, in coordination with the Operations Department, proper tracking of all the movements in its Area of Responsability

Humanitarian Access, Networking and Liaison

• Monitor and provide support and reporting on NGO security initiatives, as required.

• Work to ensure that IRC, its mission, and work in all areas of operation are known and accepted.

• Work to encourage stakeholders to collaborate with IRC and partners in ensuring that staff are safe and given permission to continue humanitarian activities in Haiti

• Liaise with relevant security actors e.g., NGO security staff, UN, security forces, local community stakeholders, and local authorities.

• Identify and assess barriers to access and support program teams in developing mitigation strategies.

• Provide operational support to program teams in assessing the suitability of establishing operations in new locations

• Support key field management teams to develop and implement community engagement strategies that promote acceptance and access.

• Ensure, in coordination with the different CP stakeholders, that all our technical agreements with respective ministries are up to date

• Ensure, in coordination with the different CP stakeholders, that all our government obligations (i.e. national registration, office registration, etc…) are up to date

• Ensure, in coordination with the different CP stakeholders and partners, that IRC joint projects are properly registered and known by local authorities

Context Understanding and Reporting

• Compile and submit regular reports that track incidents and trends in local security contexts.

• Submit daily contextual updates as needed to relevant staff

• Ensure all incidents and accidents are followed up with an official written report, which is then shared with relevant stakeholders and filed appropriately

• Monitor the operating environment in the region, identify new threats, assess IRC vulnerabilities, and recommend possible responses to the Country Director

• Provide credible information and contextual understanding of localized and country-wide security situations and incidents along with appropriate advice to IRC

Job Requirements

Education:Graduation from a higher education facility in a relevant subject is preferred, however, secondary education and significant professional experience will be considered

Work Experience:

• Demonstrable experience of civilian, non-profit, or NGO work experience within international humanitarian assistance programs, having undertaken planning, organizing, and executing security operations in the field.

• Experience in obtaining information on local, national, and international development, and providing clear dynamic briefings and analysis of given and unfolding security and political situations when they occur (both written and verbal)

Demonstrated Leadership Competencies:

• Excellent relationship-building, interpersonal skills, and the ability to effectively represent IRC at forums and with external stakeholders

• Strong negotiation and mediation skills essential with experience in conflict resolution essential

• Superior oral and written communication skills, with the ability to express ideas and concepts clearly and persuasively with senior internal and external stakeholders

• Experience working successfully with local stakeholders such as local and international NGOs, local authorities, government, etc. with sensitivity and diplomacy

Demonstrated Skills and Competencies:

• Demonstrated genuine interest in and commitment to partnership with local actors in emergencies

Languages Required/Preferred:

• Fluency in spoken and written French

• Fluency in spoken and written Creole

• Knowledge of English is highly appreciated.

Computer/Other Requirements:

• Full professional competency in Microsoft Office Suite, especially Word, Excel, and PowerPoint

L'IRC a travaillé en Haïti de 2010 à 2016, lançant d'abord une réponse d'urgence au tremblement de terre, puis mettant en œuvre des programmes de protection de l'enfance, d'eau et d'assainissement, de santé, de protection et d'autonomisation des femmes, et de redressement économique à Port-au-Prince et au-delà. Depuis la fermeture de son bureau national en 2016, l'IRC a continué à fournir un soutien opérationnel, technique et financier à un petit nombre d'ONG haïtiennes partenaires, notamment en réponse au tremblement de terre de 2021. Haïti a été identifié comme l'un des 20 pays les plus à risque d'une nouvelle crise humanitaire majeure - ou d'une aggravation significative - au cours de l'année à venir dans la liste de surveillance des urgences 2023 et 2024 de l'IRC, en raison de son instabilité politique, de la violence des gangs, de l'augmentation de l'insécurité alimentaire, des épidémies et des chocs climatiques qui pourraient conduire à une escalade rapide de la crise humanitaire. Au début de l'année 2023, l'IRC a rouvert ses opérations en Haïti et a intensifié sa réponse d'urgence avec une intervention entièrement menée par des partenaires à Port-au-Prince et dans les communautés environnantes. L'accent a été mis sur les quartiers fortement touchés par la violence des gangs ainsi que sur l'accès limité aux soins de santé et aux services pour les survivants de la violence et/ou les points chauds du choléra. L'IRC s'engage également avec des partenaires dans les départements de l'Artibonite et de l'Ouest pour répondre aux besoins non satisfaits dans ces zones.

L'unité de réponses aux urgences (EHAU) de l'IRC a mené les premières interventions d'urgence et a soutenu la mise en place d'un programme national qui doit être entièrement transféré à la région d'Amérique latine (LATAM).

Description du poste

Le/la responsable de l'accès humanitaire, de la sûreté et de la sécurité (HASSM) relève directement du Directeur/rice Pays et aide son/sa superviseur.e à couvrir le suivi du contexte de l'accès, de la sûreté et de la sécurité humanitaires en Haïti. Le HASSM travaillera avec son superviseur ainsi qu'avec le Senior Operations Manager, avec le soutien technique du Emergency Safety & Security Senior Coordinator - EHAU, afin de s'assurer que les politiques et procédures de sécurité de l'organisation répondent au contexte, sont adaptées au contexte et connues du personnel. Ils seront également chargés de soutenir la création d'un réseau solide avec tous les acteurs de la région et de maintenir d'excellentes relations avec les autorités locales.

Il/elle sera également chargé.e de soutenir la création d'un réseau solide avec tous les acteurs de la région et de maintenir d'excellentes relations avec les autorités locales.

Le/la HASSM dirigera la mise en œuvre des mesures de gestion de la sûreté et de la sécurité de IRC et assistera son superviseur en fournissant une analyse contextuelle et une compréhension aux décideurs. Le/la HASSM donnera la priorité aux principes humanitaires, aux besoins humanitaires, au devoir de diligence et aux plans d'action de la stratégie de IRC pour Haïti dans son travail. Le/la HASSM sera soutenu techniquement par le coordinateur principal de la sécurité et de la sûreté d'urgence et son superviseur afin de respecter les normes du département de l'accès humanitaire, de la sécurité et de la sûreté pour sa zone de responsabilité.

Le/la HASSM organisera des briefings sur site, des formations pour le personnel et soutiendra le développement et la mise en œuvre de plans appropriés, de procédures opérationnelles standard et de plans d'urgence. Il aidera son superviseur à fournir une expertise en matière de sécurité humanitaire et des conseils au personnel de l'IRC en Haïti, ainsi qu'aux partenaires sur demande, une compréhension du contexte, des avis et une gestion des incidents.

Rapports hiérarchiques et coordination :

Rend compte à : Directeur/rice Pays

Supervision technique par : Coordinateur Senior de la sûreté et de la sécurité des réponses aux urgences – EHAU

Supervise techniquement : N/A

Interfaces clés : Équipes opérationnelles, équipes de programme, accès humanitaire, département de la sûreté et de la sécurité, et autre personnel concerné en fonction de l'expansion du programme.

Responsabilités

Gestion de la sûreté et de la sécurité

• Soutenir IRC en apportant un soutien technique à l'ensemble de l'équipe en ce qui concerne les politiques, les procédures, les lignes directrices et la planification de la sécurité du personnel et de la sécurité opérationnelle

• Soutenir IRC en évaluant, révisant et mettant à jour régulièrement les plans de gestion de la sécurité

• Faire référence au cadre de gestion de la sécurité de IRC et veiller à son respect dans le cadre du plan de gestion de la sécurité et de toutes ses annexes

• Soutenir IRC et le département Humanitarian Access & Safety Security en collaborant avec les principales parties prenantes pour rédiger, élaborer, consolider et mettre en œuvre des procédures opérationnelles normalisées et des plans d'urgence

• Soutenir IRC et le département HA&SS en évaluant, révisant et mettant à jour les plans d'hibernation et d'évacuation et en veillant à ce que des préparatifs pratiques soient mis en place et connus de l'ensemble du personnel concerné

• Soutenir IRC et le département HA&S en procédant à des évaluations des risques dans les bureaux, les résidences et les hôtels, qu'ils soient ou non chargés de l'exécution du contrat. Assurer le suivi des mesures à prendre pour garantir le respect des normes de sûreté et de sécurité

• Soutenir IRC et le département de la santé et de la sécurité en procédant à l'évaluation des risques liés aux sites potentiels de contrôle des programmes

• Assurer le suivi des mesures à prendre pour garantir le respect des normes de sûreté et de sécurité

• Soutenir IRC et le département HA&S en procédant à des évaluations continues des équipements et des protocoles d'utilisation de ces équipements, afin de s'assurer que les conditions minimales de sécurité sont remplies

• Soutenir le département des opérations en recommandant les meilleures solutions possibles pour l'utilisation des équipements afin de faciliter la communication entre les membres du personnel, y compris en proposant d'autres moyens de communication et équipements sûrs

• Assurer un suivi adéquat des mesures à prendre pour garantir le respect des normes de sûreté et de sécurité

• Soutenir IRC et le département HA&S en veillant à ce que les protocoles de sûreté et de sécurité, les mécanismes d'établissement de rapports et les initiatives de renforcement des capacités tiennent compte des risques spécifiques au genre, des profils et des antécédents du personnel, et soient adaptés aux contextes locaux

• Diriger la mise à jour régulière de toute la documentation relative à la sûreté et à la sécurité dans son domaine d'activité (SOP, CP, briefing sur la sécurité, mémo sur la réglementation en matière de sûreté et de sécurité, CONOP, etc.)

• Assurer, en coordination avec le département des opérations, le suivi approprié de tous les mouvements dans sa zone de responsabilité

Accès à l'aide humanitaire, mise en réseau et liaison

• Suivre et soutenir les initiatives des ONG en matière de sécurité et établir des rapports à ce sujet, le cas échéant

• Veiller à ce que IRC, sa mission et son travail dans toutes les zones d'opération soient connus et acceptés

• Encourager les parties prenantes à collaborer avec IRC et ses partenaires pour garantir la sécurité du personnel et l'autorisation de poursuivre les activités humanitaires en Haïti

• Assurer la liaison avec les acteurs compétents en matière de sécurité, par exemple le personnel de sécurité des ONG, les Nations unies, les forces de sécurité, les acteurs de la communauté locale et les autorités locales

• Identifier et évaluer les obstacles à l'accès et aider les équipes de programme à élaborer des stratégies d'atténuation

• Fournir un soutien opérationnel aux équipes de programme dans l'évaluation de l'opportunité d'établir des opérations dans de nouveaux lieux

• Aider les principales équipes de gestion sur le terrain à élaborer et à mettre en œuvre des stratégies d'engagement communautaire qui favorisent l'acceptation et l'accès

• S'assurer, en coordination avec les différentes parties prenantes du Programme Pays, que tous nos accords techniques avec les ministères respectifs sont à jour

• S'assurer, en coordination avec les différentes parties prenantes du Programme Pays, que toutes nos obligations gouvernementales (c'est-à-dire l'enregistrement national, l'enregistrement du bureau, etc...) sont à jour

• S'assurer, en coordination avec les différents acteurs et partenaires du Programme Pays, que les projets conjoints de IRC sont correctement enregistrés et connus des autorités locales

Compréhension du contexte et rapports

• Compiler et soumettre des rapports réguliers qui suivent les incidents et les tendances dans les contextes de sécurité locaux

• Soumettre des mises à jour contextuelles quotidiennes, si nécessaire, au personnel concerné

• Veiller à ce que tous les incidents et accidents fassent l'objet d'un rapport écrit officiel, qui est ensuite communiqué aux parties prenantes concernées et classé de manière appropriée

• Surveiller l'environnement opérationnel dans la région, identifier les nouvelles menaces, évaluer les vulnérabilités de l'IRC et recommander des réponses possibles au directeur pays

• Fournir des informations crédibles et une compréhension contextuelle des situations et incidents de sécurité locaux et nationaux, ainsi que des conseils appropriés à IRC

Exigences du poste

Formation: Un diplôme d'un établissement d'enseignement supérieur dans un domaine pertinent est préférable, mais une formation secondaire et une expérience professionnelle significative seront prises en considération.

Expérience professionnelle :

• Expérience démontrable d'un travail civil, à but non lucratif ou au sein d'une ONG dans le cadre de programmes internationaux d'aide humanitaire, ayant permis de planifier, d'organiser et d'exécuter des opérations de sécurité sur le terrain

• Expérience de l'obtention d'informations sur le développement local, national et international, et de la fourniture d'informations et d'analyses dynamiques et claires sur des situations politiques et de sécurité données et en cours, lorsqu'elles se produisent (à la fois par écrit et oralement)

Compétences démontrées en matière de leadership :

• Excellentes compétences en matière d'établissement de relations et de relations interpersonnelles, et capacité à représenter efficacement IRC dans les forums et auprès des parties prenantes externes

• De solides compétences en matière de négociation et de médiation sont essentielles, de même qu'une expérience en matière de résolution de conflits

• Excellentes aptitudes à la communication orale et écrite, avec la capacité d'exprimer des idées et des concepts de manière claire et convaincante avec des parties prenantes internes et externes de haut niveau

• Expérience de travail réussi avec les parties prenantes locales telles que les ONG locales et internationales, les autorités locales, le gouvernement, etc. avec sensibilité et diplomatie

Aptitudes et compétences démontrées :

• Faire preuve d'un véritable intérêt et d'un engagement en faveur d'un partenariat avec les acteurs locaux dans les situations d'urgence

Langues requises/préférées :

• Maîtrise du français parlé et écrit

• Maîtrise du créole parlé et écrit

• Connaissance de l'anglais est fortement souhaitée

Exigences informatiques/autres :

Compétence professionnelle dans Microsoft Office Suite, en particulier Word, Excel et PowerPoint.

Environnement de travail: Bureau de l'IRC à Port-au-Prince avec des déplacements locaux sur les sites de projets des partenaires si la sécurité et l'accès le permettent.