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Teledyne Technologies Incorporated provides enabling technologies for industrial growth markets that require advanced technology and high reliability. These markets include aerospace and defense, factory automation, air and water quality environmental monitoring, electronics design and development, oceanographic research, deepwater oil and gas exploration and production, medical imaging and pharmaceutical research.​

We are looking for individuals who thrive on making an impact and want the excitement of being on a team that wins.

Job Description

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Objective:

This is an all-encompassing position ideal for someone who feels good in a dynamic environment. The Office & Facilities Coordinator enthusiastically takes care of all of the little things that keep a business going. You will be primarily responsible for managing the facility and support managers in the day-to-day operations to ensure the safety of the staff. You possess a sense of urgency and can juggle changing priorities as needed, and you take pride in your work with keen attention to detail. When you see something that needs to be done, you take the initiative. You enjoy maintaining a pristine working environment for the well-being of all your coworkers.

Job Summary:

Health and Safety:

• Act as the first point of contact for all Health and Safety requirements in our Montreal office, coordinating with management and corporate groups as required.

• Monitor, track, and document compliance requirements, training completion, forms, and reports relevant to company health and safety programs and services.

• Schedule and coordinate monthly Joint Health & Safety Committee meeting and participate as an employee representative.

• Conduct monthly site inspections, risk assessments and safety compliance audits, updating reports, and escalating potential issues as they arise.

• Track and maintain site inspections database, driving implementation of safety procedures in partnership.

• Knowledge of Workplace Hazardous Materials Information System (WHMIS) and track WHMIS training records and keep Safety Data Sheets up to date.

• Collaborate closely with Human Resources, Corporate Environment, Health and Safety, and Management to ensure compliance with local, provincial and federal regulations and policies.

• Coordinate ergonomic assessments across Montreal and Ottawa offices.

Facility coordination and management:

• Coordinate the maintenance and repair of office facilities including but not limited to:

• liaising with the office landlord, managing contractors and vendor relationships, and guiding maintenance staff.

• Coordinate office space planning, office moves, and renovation projects, in consultation with management and/or Facilities management across our division.

• Ensure facilities projects are completed on time and within the allocated budget.

• Perform regular facility assessments to identify needs and implement solutions.

• Work closely as key Teledyne liaison with outside contractors and service personnel to ensure any work being performed conforms to Teledyne standards and requirements

• Ensure that all seasonal maintenance is arranged and performed on a timely and efficient basis.

• Plan and manage all phases of office moves, including communication with staff, coordination of packing, equipment or furniture moves, and liaising with IT / other groups as needed.

• Assist with organizing occasional facilities events and special functions such as employee events and client visits, providing support, planning and/or cleaning measures as required.

Office Management:

• Manage building security system, including coordination of keying system and distribution of access cards to employees.

• Complete visitor screening as related to Trade Compliance as required.

• Greet office visitors, manage visitor security badges and maintain the visitors’ logbook, in accordance with company procedures.

• Provide administrative support to management team and assist with various ad hoc requests such as:

• arranging luncheons, procuring, and restocking office supplies, snacks and beverages; notifying staff of customer visits, ordering business cards as needed, etc.

Requirements:

• Post secondary education or equivalent;

• 3-5 years of relevant experience in Occupational Health and Safety, Facilities Management, and/or office coordination

• Excellent oral and written communication skills in French/English

• Detail oriented and works with a high degree of accuracy.

• Highly organized, flexible, and able to manage multiple priorities.

• Must be self-directed and able to complete projects with limited supervision.

• Proficiency with Microsoft Outlook and proficient with other Microsoft Office tools (in particular Excel) as well as the aptitude to learn other software.

Assets:

• Experience using an ERP system, i.e., SAP

• Capacity to perform small manual tasks to maintain the building in excellent working conditions.

Working Conditions:

• The incumbent will be required to sit at a computer workstation for several hours at a time.

• Full time schedule from 8:30 am to 4:30 pm, 37.5 hours per week

• The incumbent will be required to lift up to 30 lbs.

Coordinateur du bureau et des installations, Environnement, Santé & Sécurité

Objectif :

Il s'agit d'un poste polyvalent idéal pour une personne qui se sent bien dans un environnement dynamique. Le coordinateur du bureau et des installations s'occupe avec enthousiasme du travail de bureau et des tâches qui permettent à une entreprise de continuer à fonctionner. Vous serez principalement chargé(e) de gérer les installations et d'assister les responsables dans les opérations quotidiennes afin de garantir la sécurité du personnel. Vous êtes doté d'un sens de l'urgence et pouvez jongler avec des priorités changeantes si nécessaire, et vous êtes fier de votre travail en accordant une grande attention aux détails. Lorsque vous voyez que quelque chose doit être fait, vous prenez l'initiative. Vous aimez maintenir un environnement de travail sain pour le bien-être de tous vos collègues.

Description de poste :

Santé et sécurité:

• Agir à titre de premier point de contact pour toutes les exigences en matière de santé et de sécurité dans notre bureau de Montréal, en assurant la coordination avec la direction et les groupes corporatifs, au besoin.

• Contrôler, suivre et documenter la conformité aux exigences, l'achèvement de la formation, les formulaires et les rapports relatifs aux programmes et aux services de santé et de sécurité de l'entreprise.

• Planifier et coordonner la réunion mensuelle du comité mixte de santé et de sécurité et y participer en tant que représentant des employés.

• Effectuer des inspections mensuelles du site, des évaluations des risques et des audits de conformité en matière de sécurité, en mettant à jour les rapports et en faisant remonter les problèmes potentiels au fur et à mesure qu'ils se présentent.

• Assurer le suivi et la maintenance de la base de données des inspections de site, en encourageant la mise en œuvre des procédures de sécurité dans le cadre du partenariat.

• Connaître le système d'information sur les matières dangereuses utilisées au travail (SIMDUT), tenir à jour les fiches de données de sécurité (FDS) et suivre les dossiers de formation SIMDUT.

• Collaborer étroitement avec les ressources humaines, la direction et l'environnement de l'entreprise, la santé et la sécurité, afin d'assurer le respect des politiques et des règlements locaux, provinciaux et fédéraux.

• Coordonner les évaluations ergonomiques dans les bureaux de Teledyne Montréal et d'Ottawa.

Coordination et gestion des installations :

• Coordonner l'entretien et la réparation des installations de bureau, y compris, mais sans s'y limiter :

• faire la liaison avec le gestionnaire des bureaux, gérer les relations avec les entrepreneurs et les fournisseurs, et orienter le personnel d'entretien.

• Coordonner la planification de l'espace de bureau, les déménagements et les projets de rénovation, en consultation avec la direction et/ou la gestion des installations dans l'ensemble de notre division.

• Veiller à ce que les projets relatifs aux installations soient menés à bien dans les délais et dans le respect du budget alloué.

• Procéder à des évaluations régulières des installations afin d'identifier les besoins et de mettre en œuvre des solutions.

• Travailler en étroite collaboration avec les entrepreneurs extérieurs et le personnel de service pour s'assurer que les travaux effectués sont conformes aux normes et aux exigences de Teledyne.

• Veiller à ce que tous les travaux de maintenance saisonniers soient organisés et réalisés en temps voulu et de manière efficace.

• Planifier et gérer toutes les phases des déménagements de bureaux, y compris la communication avec le personnel, la coordination de l'emballage, les déménagements d'équipements ou de meubles et la liaison avec les services informatiques ou d'autres groupes, le cas échéant.

• Participer à l'organisation d'événements occasionnels liés aux installations et de fonctions spéciales telles que les événements organisés pour les employés et les visites de clients, en apportant son soutien, en planifiant et/ou en prenant des mesures de nettoyage, le cas échéant.

Coordination du bureau :

• Gérer le système de sécurité du site, y compris la coordination du système de clé et la distribution des cartes d'accès aux employés.

• Effectuer le contrôle des visiteurs dans le cadre de la conformité commerciale, le cas échéant.

• Accueillir les visiteurs, gérer les badges de sécurité des visiteurs et tenir le registre des visiteurs, conformément aux procédures de l'entreprise.

• Apporter un soutien administratif à l'équipe de direction et répondre à diverses demandes ad hoc, telles que

• organiser des déjeuners, acheter et réapprovisionner les fournitures de bureau, les collations et les boissons ; informer le personnel des visites de clients, commander des cartes de visite selon les besoins, etc.

Compétences requises :

• Formation post-secondaire ou équivalent ;

• 3 à 5 ans d'expérience pertinente dans le domaine de la santé et de la sécurité au travail, de la gestion des installations et/ou de la coordination de bureau.

• Excellentes aptitudes à la communication orale et écrite en français/anglais.

• Souci du détail et rigueur dans le travail.

• Très bien organisé, flexible et apte à gérer des priorités multiples.

• Le candidat doit être autonome et capable de mener à bien des projets avec une supervision limitée.

• Maîtrise de Microsoft Outlook et d'autres outils de Microsoft Office (en particulier Excel), ainsi que l'aptitude à apprendre d'autres logiciels.

Atouts :

• Expérience de l'utilisation d'un système ERP, par exemple SAP

• Capacité à effectuer de petites tâches manuelles pour maintenir le bâtiment dans d'excellentes conditions de travail.

Conditions de travail :

• Le titulaire devra rester assis à un poste de travail informatique pendant plusieurs heures d'affilée.

• Horaire à temps plein, de 8h30 à 16h30, 37,5 heures par semaine.

• Le titulaire devra occasionnellement soulever jusqu'à 30 livres.

Teledyne and all of our employees are committed to conducting business with the highest ethical standards. We require all employees to comply with all applicable laws, regulations, rules and regulatory orders. Our reputation for honesty, integrity and high ethics is as important to us as our reputation for making innovative sensing solutions.

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You may not realize it, but Teledyne enables many of the products and services you use every day .

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