Réceptionniste / Receptionist

Job ID

185380

Posted

26-Sep-2024

Service line

GWS Segment

Role type

Full-time

Areas of Interest

Administrative, Customer Service

Location(s)

Montreal - Quebec - Canada

À propos du poste:

En tant que réceptionniste à CBRE, vous serez responsable des tâches administratives d’un service ou d’un bureau. Vos principales missions incluront l’accueil des visiteurs, la gestion des appels téléphoniques, l’organisation des salles de réunion, ainsi que diverses autres tâches administratives.

Ce poste appartient au secteur de l’Expérience en milieu de travail, chargé d’offrir un service à la clientèle de classe mondiale aux clients et visiteurs d’un bâtiment spécifique.

Responsabilités:

• Recevoir et transférer les appels entrants aux boîtes vocales et aux personnes appropriées.

• Accueillir les clients, candidats et visiteurs à leur arrivée, remettre des laissez-passer pour les visiteurs et des validations de stationnement, tout en suivant les protocoles de sécurité.

• Préparer les salles de réunions et de conférences, y compris l’organisation de l’espace, la commande de services de restauration et l’assurance de disponibilité de l’équipement technologique. Effectuer les demandes de services ménagers ou d’immeuble si nécessaire.

• Effectuer diverses tâches administratives, telles que la distribution de télécopies et de colis, ainsi que la commande de fournitures de bureau.

• Suivre les colis, le courrier et le fret entrants et sortants. Utiliser les services de messagerie si nécessaire. Organiser les services d’accueil et d’hébergement pour les visiteurs, y compris le transport, la réservation de billets, d’hôtels, etc.

• Appliquer les procédures existantes pour résoudre de front les problèmes tout en ayant la possibilité d’exercer son pouvoir discrétionnaire.

• Mener à bien ses tâches et ses fonctions tout en respectant les méthodes de travail telles qu’elles ont été définies.

• Réaliser son travail en suivant des procédures et des processus établis, tout en bénéficiant d’une étroite supervision et de conseils.

About the Role:

As a CBRE Receptionist, you will provide administrative tasks to a department or office. This includes greeting visitors, answering calls, setting up meeting rooms, and other duties.

This job is part of the Workplace Experience function. They are responsible for providing world-class customer service to the clients and visitors of a designated building.

What You’ll Do:

• Receive and direct incoming calls to appropriate personnel and voicemail.

• Greet clients, applicants, and visitors upon arrival. Issue visitor passes and parking validations and follow security protocols.

• Schedule and prepare meeting and conference rooms. This includes room setup, placing catering orders, and securing technological equipment. Request building and housekeeping services as needed.

• Perform general clerical duties including distributing office faxes and packages and ordering office supplies.

• Track incoming and outgoing packages, mail, and freight. Arrange messenger service as needed. Arrange hospitality services for guests such as transportation, tickets, reservations, etc.

• Use existing procedures to solve straightforward problems while having a limited opportunity to exercise discretion.

• Impact through clearly defined duties, methods, and tasks are described in detail.

• Deliver own output by following defined procedures and processes under close supervision and guidance.

Nos exigences :

• Les candidats doivent être actuellement autorisés à travailler au Canada sans avoir besoin d'un parrainage de visa maintenant ou à l'avenir.

• Diplôme d’études secondaires ou d’équivalence d’études secondaires (GED) et jusqu’à deux ans d’expérience professionnelle liée avec l’emploi.

• Capacité à suivre les règles et les normes de travail de base dans le cadre de ses fonctions.

• Compétences en communication pour transmettre des informations de manière efficace.

• Une bonne connaissance de l'anglais et du français est requise car ce rôle nécessite une communication régulière en anglais et en français avec les clients et le personnel situés dans toutes les provinces Canadiennes et aux États-Unis.

• Connaissance pratique des produits Microsoft Office. Par exemple, Word, Excel, Outlook, etc.

• Compétences organisationnelles avancées et esprit de curiosité.

• Niveau de numératie de base. Capacité à effectuer de simples équations, notamment des pourcentages, des rabais et des majorations.

What You’ll Need:

• Applicants must be currently authorized to work in Canada without the need for visa sponsorship now or in the future

• High School Diploma or GED with up to 2 years of job-related experience.

• Ability to follow basic work routines and standards in the application of work.

• Communication skills to exchange straightforward information.

• A good knowledge of English and French is required as this role requires regular communication in English and French with clients and staff located in all Canadian provinces and the United States

• Working knowledge of Microsoft Office products. Examples include Word, Excel, Outlook, etc.

• Strong organizational skills with an inquisitive mindset.

• Basic math skills. Ability to calculate simple figures such as percentages, discounts, and markups.

CBRE GWS

CBRE Global Workplace Solutions (GWS) works with clients to make real estate a meaningful contributor to organizational productivity and performance. Our account management model is at the heart of our client-centric approach to delivering integrated real estate solutions. Each client is entrusted with a dedicated leader and is supported by regional and global resources, leveraging the industry's most robust platform. CBRE GWS delivers consistent, measurably superior outcomes for our clients at every stage of the lifecycle, and across industries and geographies.

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