Office and Marketing Administrator

Berlin, Germany

Office und Marketing Assistenz

Berlin Moabit, Germany

Sie haben einen ausgeprägten Sinn für Ordnung und Struktur? Sie lieben Details? Ihre Kommunikationsstärke zeichnet Sie aus?

Es scheint, als haben wir ein passendes Stellenangebot für Sie!

Wir suchen eine/ einen engagierte(n) und erfahrene(n) Spezialistin/ Spezialisten für unser Berliner Büro sowie für unsere Marketingorganisation. Werden Sie Teil unseres Hologic-Teams!

Als Office- & Marketing-Assistentin/ Assistent für unsere DACH-Region (Deutschland, Österreich & Schweiz) suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt personelle Verstärkung. Sie unterstützen in dieser Funktion unsere drei Unternehmensbereiche Breast & Skeletal Health, Gyn Surgical & Diagnostics.

Ihre Aufgaben:

• Sie bearbeiten Kundenanfragen und beantworten eingehende Anrufe und E-Mails. Sie dokumentieren diese Anfragen standardisiert in unseren IT-Systemen.

• Sie unterstützen die Organisation von internen und externen Veranstaltungen und Trainings. Dabei koordinieren Sie Termine, buchen Veranstaltungsräume, organisieren die Anreise und das Catering für die Teilnehmer.

• Sie empfangen und betreuen unsere Gäste im Hauptstadtbüro.

• Sie erstellen Lieferantenverträge und managen Lieferantenbeziehungen für alle externen Unternehmensveranstaltungen unserer Verkaufsabteilung.

• Sie bearbeiten alle eingehenden internen und externen Customer Service Anfragen, inklusive eingehender Service- und Wartungsanfragen. Angebotsanfragen leiten Sie an die zuständige Fachabteilung weiter.

• Sie bearbeiten Kundenrechnungen und Rechnungsanfragen und leiten diese an die entsprechenden Fachabteilungen weiter. Dabei initiieren Sie eigenverantwortlich notwendige Bestellvorgänge, legen Lieferanten in unseren IT-Systemen an und unterstützen unsere Marketingmanager bei Dokumentenfreigabeprozessen.

Kenntnisse, Fertigkeiten & Erfahrungen

• Sie sollten über erste Arbeitserfahrungen im Bereich Büromanagement und/ oder in einer unterstützenden Unternehmensfunktion (beispielsweise in einem Back-Office) verfügen.

• Sie sollten fundierte Kenntnisse im Umgang mit Microsoft Office Tools, einer CRM-Software (wie beispielsweise H1, Atlas etc.) mitbringen. Oracle Kenntnisse sind für diese Stelle von Vorteil.

• Sie sollten die Fähigkeit besitzen, in einem dynamischen Unternehmensumfeld situationsgerecht zu priorisieren und zu organisieren.

• Eine Ihrer Stärken sollte ein ausgezeichnetes Zeitmanagement sein. Als Organisationstalent sind Sie bei uns richtig.

• Sie sollten eine starke Detail- und Kundenorientierung mitbringen und darüber hinaus überaus kommunikationsstark sein.

• Viel Eigenmotivation, eine hohe Problemlösekompetenz sowie Entscheidungsfreude sind für diese Stelle wichtig.

• Wir erwarten ausgezeichnete Deutschkenntnisse. Aufgrund unserer Internationalität sind sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift eine notwendige Voraussetzung.

Warum Hologic?

Wir bieten eine attraktive Basisvergütung mit zusätzlichen variablen, leistungsabhängigen Gehaltsbestandteilen sowie viele weitere Zusatzleistungen. Gerne besprechen unsere Talent Partner im Rahmen des Auswahlprozesses Details mit Ihnen und beantworten Ihre Fragen…

Wenn Sie überzeugt sind, dass Sie die Anforderungen der Stelle meistern und sollten Sie Teil des Hologic-Teams werden wollen – wir freuen wir uns sehr auf Ihre Bewerbung. Bewerben Sie sich jetzt!

Office and Marketing Administrator

Location: Berlin, Germany

Passionately organized? Have a keen eye for detail? Fantastic communicator?

If this sounds like you then we may just have the career opportunity for you!

We are looking for a skilled Office and Marketing Administrator to join our team in Germany

This role will focus on supporting Hologic Sales and Marketing teams for the DACH region across all 3 divisions (Breast & Skeletal Health, Gyn Surgical & Diagnostics)

Key Responsibilities

• Customer relation management: answer incoming overflow hotline calls, ensure accurate message recording

• Assist with logistics for in-house & external meetings and trainings i.e appointment coordination, itinerary setup, room booking, catering etc.

• Act as main point of contact at reception as required

• Contract management: contract development and supplier relation management for all external sales events

• Manage internal and external customer inbox including customer service orders, maintenance requests, service offers etc.

• Manage distribution of customer invoices, POs (purchase orders), and support marketing managers with document approval process

Knowledge, Skills & Experience

• Proven administrative and team support experience

• Knowledge of Microsoft office tools, CRM software such as H1, Atlas etc. (Oracle would be an asset)

• Ability to prioritize and organize in a fast-paced business environment

• Excellent time management and personal organization skills

• Excellent attention to detail, customer service and communication skills

• Self-driven with good problem solving and decision-making skills

• Fluent German with good level of written and spoken English

So why join Hologic?

We offer a competitive salary and annual bonus scheme, one of our talent partners can discuss this in more detail with you.

If you think you have the right skills and experience and want to join our team, apply today. We can’t wait to hear from you!

#LI-KP1

#associate